【自由への一歩】私の嫌いな言葉「業務を効率化し時間短縮せよ！」について

私の嫌いな言葉「業務を効率化し時間短縮せよ！」について記載します。

今回は、前回の記事で記載した、効率化を考える前に、業務や作業を行う時間の長さに着目するべきだと考えている理由について記載します。

場合によっては、要件も定まっておらず、時間だけ取られる場合もあります。

メールなどであれば、データなどの視覚的な情報とともに、やり取りができます。

電話を使用しないといけないのは、メールを確認しない人が多いため、生じる問題だと私は認識しています。

でも、電話を無くすということは、いくら個人が効率的だからと願ったとしても、組織の方針として決定するものです。

勝手に電話線を抜いていたら怒られますよね？笑

つまり、効率化については、個人の工夫次第であると思われがちですが、組織として方針決定しなければならないものが多いということです。

電話に限らず、根本的な業務量の大半は、組織の方針決定の部分が大きいと考えるのです。

だから、「業務を効率化し時間短縮せよ！」というのは、おかしいと思うので、私は嫌いな言葉です。

個人が個別に効率化を行うのは、大切なことだとは思いますが、根本の解決にはならないと考えます。

では、個人で行える効率化の方法はないのか？と考えると、私は大きく２点の方法があると思います。

１点目：優先順位をつける

優先順位をつけて、後戻りのない業務や作業をすることです。

私自身は、Todoリストを作成し、１週間のTodoリストを作成することで、優先順位をつけることができると考えます。

自分が何をやるべきか、思い出したり考える時間も削減でき、脳の容量を圧迫せずに済みます。

人間の脳は、重要なことは覚え、重要でないことは忘れるようにできています。

要するに、多くのことは、すぐに忘れるようにできています。

Todoリストを作成し、１週間のTodoリストを作成することは、優先順位をつけることもできるし、脳の代わりに「やるべきこと（Todo）」を記録しているため、脳の容量をとらないという、一石二鳥の効果があると私自身は考えています。

２点目：パソコンスキルを身につけること

今の時代、パソコンスキルは必須だと考えます。

例えば、家計簿を作成するだけであれば、スマートフォンのアプリで済みますが、家計簿から予算の戦略をたてるには、パソコンでExcelなどのソフトを使うことが効率的です。

電卓やそろばんを使用し、紙と鉛筆でも戦略を立てることはできますが、データ管理が難しいです。

私は、小学生の頃に「Windows98」と出会い、小さい頃から年賀状の作成を独学で勉強したりなど、パソコンを操作することが好きでした。

数字以外は、ブラインドタッチができます。

ただ、今はプログラミングなどの職業にはついていないので、社会全体的に見れば、パソコンスキルは平均的なレベルなのかもしれません。

だからこそ、パソコンスキルをアップグレードさせることは、個人で行える効率化の一つで、伸び代があるものだと考えています。

個人で行える業務効率化は、私が思いつく限りでは、「優先順位をつける」、「パソコンスキルを身につける」しかありません。

その２つは、大切だと思います。

しかし、根本的な解決ではないと考えます。

根本的な業務効率化には、個人ではできない組織的な方針決定が必要なことが多いと考えるからです。

そして、勤めている会社の中だけでみれば、個人に与えられている業務量には大差はないと考えます。また、個人の能力にも大差はないと考えます。

私自身は妥協策として、「業務をいつやるか？」に着目しています。

なぜなら、長時間の残業をすることが、好きではないからです。

私自身の戦略としては、前回の記事のとおり、

Todoリストと１週間用のTodoリストを作成し、「やるべきこと（Todo）」が多ければ、

なるべく１日の残業時間を多くすることを避け、残業時間を平準化させることです。

（２０２４年１１月２７日　追記）

例えば、会社の定時が９時から１８時とします。

通勤に１時間かかり、出勤時間は７時３０分とします。

帰宅が１９時が通常時だとします。

夕食を食べるのに１時間（準備を含めて）とし、

お風呂も１時間（ドライヤーも含めて）とすると、

何もしなくて寝る時間は２１時となります。

この場合、７時間の睡眠をとると、４時に起きて会社の早朝に活動できます。

ただし、その活動には家事や朝食や会社への準備時間も含まれます。

１時間３０分程度かかるとすると、６時くらいからはその活動をする必要があります。

２時間ほど自分自身の時間が作れるということです。

この１日の流れが、会社のある日の良いサイクルだとします。

私の一番大切にしていることは、７時間の睡眠をとるというものです。

つまり、自分の時間である２時間分は残業が可能といえば可能です。

この２時間を超えると、睡眠時間に影響が出ます。

どれだけ忙しくても、１日に２時間以上の残業をしないように、

平準化させています。

上記を基本的な戦略としています。

ご参考になれば幸いです。

また、皆さんのご意見もお聞きしたいです。コメント欄にご意見をいただけますと幸いです。

今回はここまでです。

ありがとうございました。