【パソコン】メールを見落とさないための方法
メールを見落とさないための方法について記載します。
前回のおさらい
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業務効率化に対する私自身の考えについて記載した。
個人では効率化できないことがある。
組織的な方針決定が必要なことが多い。
個人で効率化できることは下記の２点と考える。
１.優先順位をつけること
２.パソコンスキルを身につけること
個人で行える業務効率化には限界がある。
会社の中では、業務量や能力には大差がないので、「いつ実施するか？」の戦略をたてると良い。
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今回は、私がパソコンスキルの向上のために、勉強した「メールを見落とさないための方法」について記載します。
メールを見落とす場合はどのようなときか？
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大量のメールがあるとき
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メールを見落とすときというのは、シンプルだと思います。
たくさんのメールがあるときです。
例えば、１通のメールだけが届いている場合、見落とす方が難しいと思います。
逆に１００通のメールがあれば、どれかを見落とす可能性もあります。
メールを見落とす見落とさないは、メール量により変わると考えます。
擬似的にメールを少なく見せる方法がある
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アーカイブ機能を使う
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メールを見落とすことを防ぐには、メールを受信する量を減らせば良いのです。
ただし、メールの受信量をコントロールすることは不可能です。
私自身が実践している方法は、「受信トレイにあるメールを少なくする」です。
要するに、擬似的にメールの受信量を少なく見せているのです。
それには、アーカイブ機能を使用します。
世の中には、メールの処理について、さまざまな方法があるので、自分自身にあった方法を見つけることが大切です。
私自身も色々な方法を試して今の形があり、現在は「アーカイブ機能」を使用することを好んでいます。
アーカイブ機能とは？
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受信トレイからアーカイブフォルダに移動させるものです。
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とても簡単な機能です。
私が使用しているメールソフト（「Gmail」や「outlook」）のどちらにもあります。
受信トレイにあるメールが多くなると、見落としてしまいます。
だから、受信トレイにあるメールは０件になることを目指して処理を行います。
そうすることで、新しく来たメールを見落とすことは少なくなります。
少しの工夫で大きく変わります。
アーカイブフォルダに移動させるメールと移動させないメール
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すぐに処理できるものは、受信トレイに残す
それ以外は、アーカイブフォルダに移動させる
そのメールの中で対応が必要なものは、やるべきこと（Todo）に追加していく
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アーカイブ機能は、とても簡単な機能です。
それをどのように使用するかが大切だと考えます。
私自身は主に下記のルールに従い、使用しています。
１.まずはメールを確認する。（基本的に全部）
→受信トレイを少なくしていれば可能だと思います。
２.すぐに対応できそうか判断する
→これは、ある程度の経験が必要かもしれませんが、慣れるとできるようになります。
すぐにというのは、その日中にという解釈で良いかと思います。
３.振り分けする
・すぐに対応できるものは、そのまま受信トレイに。
・すぐに対応できないものは、アーカイブフォルダへ。
なお、アーカイブフォルダに移動する際には注意が必要です。
メール内容を確認し、対応をしなければいけないものは、「やるべきこと（Todo）」に追加するようにします。
つまり、私の場合であれば、Gmailに内容や期限をメール送付するようにしています。（メモのようなものです。）
ちなみに、Gmailもそのメールを確認しTodoリストに集約したのちに、そのメールはすぐにアーカイブします。
以上が私のメールを見落とさないための方法です。
これを実践してから、あまりメールを見落としたことがありません。
たまに、メールを見ずに誤ってアーカイブボタンを押してしまうことがありますが、人間誰しもが完璧ではありません。ヒューマンエラーは必ず起きるものです。
そのために、リマインドメールというものがあるのだと思います。
メールをチェックするスキルは、パソコンスキルと言えるのではないか？と考えます。
個人でできる業務効率化の参考になれば幸いです。
（参考）これまでに試したメール処理の方法
人物ごとに振り分け
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差出人ごとにフォルダを作成し、メールを移動させる方法
１.自動振り分け
２.自分で移動させる
３.両方
がある。
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アーカイブ機能と似ておりますが、少し高度です。
３つの方法がありますが、私自身の思いとして、アーカイブ機能の方が優れていると感じた点について記載します。
１.自動振り分け
受信トレイにメールがたまらず、ダイレクトに送信者のフォルダに移動するため、新たにメールが来たことに気がつきにくいと感じました。
２.自分で移動させる
アーカイブ機能と似ている。
アーカイブフォルダにまとめているか、送信者のフォルダに分類しているかの違い。
アーカイブフォルダに一つまとめていても、検索はできる。アーカイブフォルダであれば、日時、送信者、件名、全てを一つのフォルダ内の中で検索できる。
送信者ごとに分類する最大のデメリットは、途中で担当者が変わるパターンです。
Aさんから送られてきた業務内容が、途中からBさんに変わることもあります。
メールを検索するときは、日時、送信者、件名のどれかだと思いますので、アーカイブフォルダのように、一つにまとめられている方が意外と検索する際に早いと感じました。
３.両方
自動振り分けの欠点である受信トレイにメールが来ないことを解決するための方法です。
しかし、同じメールが２通存在することになり、単純に２倍のメールを処理しないといけません。
それは、手間のように感じました。
いろいろ試して、私は現在のアーカイブ機能のみを使用するようにしています。
ご参考になれば幸いです。
今回はここまでです。
ありがとうございました。
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